To IT or not to IT

יוני כהן – לין ישראל

אז החלטתם להטמיע מצוינות תפעולית בארגון. הקמתם צוותים והתחלתם בפעילות אינטנסיבית בכדי להוביל שינוי ולהטמיע תרבות בארגון. במקביל לפעילות הרבה, ברצונכם להטמיע מערכת לניהול ביצועים וזאת בכדי לעקוב אחר השינוי, לוודא כי אנו אכן מכוונים למקום הנכון ולוודא כי מעגל הPDCA מתקיים. חוץ מזה אנחנו בתעשייה חכמה, לא? בכך הגענו לשאלה מהותית, האם ואם כן מתי להטמיע מערכת מידע אוטומטית לניהול הביצועים או לחילופין לבצע עבודה  ידנית לאיסוף וניתוח הנתונים?

בכתבה זו, נסקור כיצד לשלב נכון בין מערכת מידע לניהול ביצועים ללוחות ידניים ונעבור על המוקשים שיכולים לפגוע במערכת המידע ו/או במוטיבציה ובניהול הטרנספורמציה התרבותית.
ראשית תמיד נזכור: Go See, Ask why, Show respect (טאייצ'י אונו)

קשה להתווכח לגבי הערך המוסף של מערכת מידע – היא מאפשרת דיוק רב יותר של נתונים וצמצום טעויות בהעתקת נתונים, מאפשרת ניתוח מהימן וקבלת החלטה מושכלת, מקלה משמעותית על עבודת איסוף הנתונים ומאפשרת גישה קלה ושיתוף מידע בין גורמים שונים. בפרויקטים שביצענו, עבדנו עם ארגונים שמערכת המידע וניהול הביצועים שלהם מדויקת ותומכת בקבלת החלטות מהירות ומדויקות המאפשרות למנהלים ועובדים, בתוך דקות, לבצע את השינויים הדרושים בכדי לשפר ולהתייעל.

מצד שני, מערכת מידע, כמו כל כלי, יכולה להפוך מסתם כלי שאינו מוסיף ערך ועד 'לגולם שקם על יוצרו'. מסורבלת לשימוש, בזבזנית, צורכת משאבים רבים מהארגון, יוצרת אי דיוק של מידע, גורמת להימנעות מהבנה של הבעיות הבסיסיות ומעודדת (פאסיבית) סטגנציה ניהולית. מערכות מידע מסורבלות גורמות לשעות על גבי שעות של טיוב נתונים, דיוני ביצועים 'בורחים' לתשובות כגון 'הנתונים אינם נכונים', מערכות המידע מכילות דוחות וניתוחי עבר אשר אינם רלוונטיים יותר ולא נמצאים בשימוש כבר שנים. בפרויקטים שביצענו, עבדנו עם ארגונים שמערכת המידע וניהול הביצועים שלהם מנעה מהם כל שינוי ושיפור, מנעה ירידה לבעיות השורש והעסיקה עד לא פחות מ 9 משרות מלאות רק בטיוב נתונים.

קיבלתם החלטה להטמיע מערכת? הנה כמה מוקשים מהם כדאי להיזהר וטיפים להצלחת התהליך:
1. People Involvement & Information Flow – לפני צלילת ראש לתוך פיתוח מערכת מידע לניהול ביצועים, עצרו לחשוב. דוחות נתונים אוטומטיים יכולים להיות מאוד אטרקטיביים אך עם זאת יוצרים ניתוק אצל עובדים בין מקור המידע לבין הנתון. ניהול הביצועים באופן ידני (בעזרת לוח מחיק וטוש) על ידי אנשים יוביל להבנה מעמיקה של הנתונים, יצירת מעורבות פעילה, מחויבות וקבלת אחריות מצדם.

2. Visualization – דוחות נתונים אוטומטיים הם אטרקטיביים ויכולים לספק המון מידע באופן מהיר. מצד שני, הם יכולים להיות מסורבלים, עמוסים בעודף מידע, קשים להבנה ובעקבות זאת הופכים להיות לא רלוונטיים ויכולים להפחית מעורבות עובדים. חשוב לאפיין דוחות פשוטים וויזואליים אשר ניתנים להבנה מהירה על ידי כל אחד.

3. When to IT– פיתוח מערכת מידע לניהול ביצועים דורש השקעה רבה. סביר שתעשו את זה פעם אחת בלבד, מקסימום פעמיים בטווח של שנים רבות. פיתוח מערכת לפני הבנה מעמיקה של הצרכים 'יתקע' אותנו עם ורסיה ראשונית של לוח, הרבה לפני שבנינו מיומנות ודרך חשיבה 'לינית'. הנתונים אשר אנו אוספים, דרך האיסוף כמו גם המדדים צריכים להשתנות בתחילת הדרך באופן תדיר (PDCA). לאחר הגעה לוורסיות מתקדמות ניתן לייצר שילוב מנצח של מערכת מידע ולוחות ידניים.

4. Superficial Problem Solving –כולנו נוטים לפתרון בעיות מהיר בכדי למנוע משברים. קבלת נתונים ממערכת מידע אוטומטית יכולה להוביל להימנעות מהבנה קפדנית של הבעיות הבסיסיות ובכך להוביל לסימפטומים ואי הגעה לבעיית השורש.

5. Flexibility – בתהליך הטמעת המצוינות עלינו לזכור תמיד שפתרונות כגון דוחות וכלים אוטומטיים יכולים לאבד את יעילותם לאורך זמן. בניית תשתית לאיסוף נתונים באופן ידני מאפשרת גמישות רבה, 'מוחקים את הלוח ובונים אחד חדש'.
לסיכום, מערכת לניהול ביצועים אוטומטית או ידנית צריכה להיות פשוטה, ברורה, עונה על הצרכים, נטולת בזבוזים ככל שניתן ומוסיפה ערך ללקוח. מערכת כזו צריכה ליצור זרימה של המידע בארגון, סביבה של פתיחות וכבוד, פתרון בעיות מהשורש, עירוב והעצמת עובדים וחשיבה סיסטמתית אשר מובילה לקבלת ההחלטות הנכונות לגבי העתיד הקרוב והרחוק. לכן, וודאו כי אתם נמנעים ממוקשיי מערכות מידע אשר יכולים להוביל לבזבוז והתמקדו בהוספת ערך ללקוח.

מקורות: