שיפור תהליכים בחברת Fintech מובילה – Case Study

מאת כלנית רוזנבלום

לפני כשנתיים, פנתה אלינו סמנכ'לית לפיתוח עסקי בחברה פיננסית צעירה ומתקדמת עם הרצון הלא מגובש להטמיע לין בארגון. כמו כל דבר טוב, השמועה על התפיסה הניהולית הזו הגיעה אליה מקולגה בארגון פיננסי אחר, היא קראה קצת והגיעה למסקנה שזה בדיוק מה שהארגון שלהם צריך. אבל… לין נתפסת כתפיסה ייצורית, שמתאימה למפעלים ותעשייה מסורתית – איך זה משתלב עם ארגון פיננסי צעיר שנמצא בצמיחה מטאורית?

Lean & Fintech

בעקבות החשש, החלטנו להתחיל בקטן – VSM על תהליך הגבייה בארגון. תהליך יחסית תחום, הוא אינו תהליך ליבה מרכזי בארגון ורוב שרשרת הערך נמצאת תחת אותו מנהל. התחלנו בסדנת מצוינות לחברי הצוות שנבחר ואז יצאנו לדרך. השלב הראשון ב VSM הוא הליכת תהליך ב Gemba – כבר בשלב זה, היה ברור לכולם, שמדובר במשהו שונה. המעבר בין השלבים בשרשרת הערך, צפייה בתהליך באופן הוליסטי, במקום בו הוא קורה בזמן אמת והיכולת של כל אחד מחברי הצוות להבין מה קורה לפניו ומה אחרי עשו את כל ההבדל! הבאנו לתהליך גם גורם חוץ-ארגוני בשרשרת הערך על מנת להבין את כל התהליך מתחילתו ועד סופו.

התוצאה של התהליך: חסכון של עשרות שעות עבודה חודשיות, ביטול טפסים מיותרים, ביטול שלבים שבוצעו באופן כפול בשתי מחלקות, העברת פעילויות בין יחידות לייעול השרשרת ובעיקר – אימות התחושה שתפיסת הלין מתאימה לארגון שירות בכלל וכמובן גם לארגון צעיר וצומח.

לאחר ההתחלה המוצלחת, הרגישו בארגון שאפשר לעבור ל'ליגה הבכירה' ולהתחיל לבחון את תהליכי הליבה. ואכן, ה VSM הבא היה על תהליך ליבה של קבלת הלוואה מסוג מסוים, תהליך ששרשרת הערך שלו עוברת דרך מחלקות שונות, תחת סמנכ'לים שונים, אג'נדות ומטרות שונות ואתגרים לא פשוטים. הסמנכ'לים נכחו בתחילת התהליך, הגדירו את המנדט ונתנו את ברכת הדרך לצוות. לאחר מכן, המשכנו עם צוות של מנהלים זוטרים ועובדים. גם כאן, הליכת התהליך ב Gemba הציפה את הבזבוזים השונים בתהליך, שברה את ההתנגדויות, הציגה את התהליך כמו שהוא במציאות ויצרה קואליציה מאוחדת של כלל הצוות למיפוי שלל ההזדמנויות לשיפור ומימושן ביצירת מצב עתידי.

גם כאן התוצאות היו מרשימות – קיצור זמן התהליך, ביטול שלבים, חסכון של עשרות שעות עבודה חודשיות ובעיקר – קבלת אמון מהסמנכ'לים שהיחידות שלהן היו מעורבות בתהליך. ממצב של פקפוק, עברנו למצב בו כולם מבקשים שהתהליך הבא שייבחר יכלול גם אותם.

הארגון החליט להפוך את ה Lean לתפיסה והכריז על שנת המצוינות – יצר קהילה, מיתוג, הכין סרטונים, התפישה מועברת כחלק מהאוריינטציה לעובדים חדשים, הנושא עולה במפגשי חברה, ניוזלטר עם טיפ חודשי ועוד. הארגון מבצע VSM על תהליך נבחר אחת לרבעון, התהליכים נבחרים בתחילת השנה על ידי הנהלת החברה וכוללים תהליכים רוחביים החוצים את כל יחידות החברה – מכירות, שירות, תפעול, כספים, הנהלת חשבונות ומשאבי אנוש. כמו כן, הארגון מטמיע לוחות בקרה ניהוליים לתמיכה ביישום ושימור השיפור המתמיד ביחידות שהשתתפו בתהליך.

מעוניינים לשמוע עוד על הטמעת Lean בארגון שירות – צרו איתנו קשר!