Lean Office

תפישת ה Lean, שמקורה בעולמות הייצור, תופסת בשנים האחרונות תאוצה הולכת וגוברת בעולם המשרדי. ניתן ליישם את עקרונותיה בכל מחלקה בארגון – כספים, משאבי אנוש, רכש, שירות לקוחות, מכירות, BO וכן הלאה, כמו גם בארגונים מבוססי שירות כגון חברות ביטוח, בנקים, חברות מימון, חברות תקשורת, פירמות עו'ד ועוד.
אנו ב Lean Israel דוגלים בתפישה ההוליסטית של שילוב מובנה של כלים תפעוליים יחד עם אלמנטים תרבותיים של ניהול השינוי על מנת לייצר התנהגויות תומכות עקרונות בקרב העובדים והמנהלים וכך להטמיע Lean באופן הנכון ביותר כך שיישמר לאורך זמן.
בעולם המשרדי, בו קיימת תלות גבוהה מאוד בהון האנושי, לזיהוי פעילויות מוסיפות ערך והתמקדות בהן משמעות גבוהה לשמירה על רווחיות, מיקוד בלקוח ושירותיות.

באמצעות יישום תפישת ה- Lean ניתן להשיג:
א. תהליכים יציבים, אחידים ורזים
ב. רמות תפוקה גבוהות יותר מהעובדים – שיפור איכות החיים בסביבת העבודה על ידי צמצום לחץ ושחיקה
ג. הקטנת הוצאות כוח האדם, אשר מהוות את עיקר ההוצאה בעולם המשרדי
ד. קיצור של זמן עיבוד בקשות / הזמנות ושיפור משמעותי בשירות ללקוח
ה. צמצום כמות השגויים בתהליך
ו. העלאת שביעות הרצון של הלקוחות
ז. העלאת שביעות רצון העובדים

והכי חשוב:
ח. הגדלת רווחיות

איך עושים את זה?
• מגדילים משמעותית את אחוז הפעילויות נותנות הערך בתהליכים המשרדיים על ידי צמצום וביטול של בזבוזים בתהליכי העבודה
• יוצרים זרימה בתהליך תוך משיכה מהלקוח
• מפשטים תהליכים ולאחר מכן יוצרים סטנדרטיזציה וניהול ויזואלי
• לומדים לאתר בעיות, להציף אותן ולפתור את סיבת השורש
• מייצרים שגרות ניהול ועבודה סטנדרטית של מנהלים
• משתמשים בניהול ויזואלי ולוחות בקרה

60-80% מהעלויות המיוחסות למענה לדרישות לקוח, בין אם מוצר או שירות, מקורן כיום בפעילות אדמיניסטרטיבית. עלינו לעמוד בצורה עקבית בדרישות הלקוח, במחיר ולא חשוב מכך באיכות. היכולת להשפיע על משתני העלות והאיכות ובכך להשפיע על הרווחיות של הארגון היא בשורה חיובית למנהלים בסביבת עבודה משרדית.

למחקר על יישום פילוסופיית ה Lean בתחום השירות ראה בקישור הבא