נטע בן ישראל, Lean Agile Leader
התקופה האחרונה המחישה לנו עד כמה המציאות מפתיעה ומשתנה ללא הרף, וגם ארגונים שעד כה עבדו בסביבה יציבה יחסית, נאלצו להפגין גמישות ולהתמודד בזמישות (Agility – זריזות גמישות) עם שינויים כדי לשרוד את אתגרי התקופה.
היום אנחנו נמצאים באמצע אוקטובר וזו בד"כ התקופה בה מתחילים ארגונים לבנות תוכניות עבודה לקראת השנה הבאה. אבל מה עושים כשאנחנו עדיין נמצאים בעננה גדולה של חוסר ודאות?
- אל תוותרו על התכנון. ללא תכנון והגדרה ברורה של היעדים והכיוון אליו אנחנו הולכים – לא נוכל לבדוק לאורך השנה האם אנחנו בדרך הנכונה. השקעת המשאבים לא תהיה אפקטיבית והאנשים יהיה מבולבלים באשר למה מצופה מהם. במיוחד בתקופה זו, תכנון ארגוני מייצר תחושה של מסוגלות להתמודד עם חוסר הודאות שבחוץ.
- הגדירו את היעדים האסטרטגיים לשנה הנוכחית – מהם הדברים שחשוב לנו להשיג? האם יעדים אלו השתנו בהתאם לתקופה, בהתאם לשינויים בעולם – בשוק, בשיטות העבודה, בהתאם למשאבים הקיימים? האם נוצרו הזדמנויות חדשות שנרצה לממש?
- תרגמו את היעדים למדדים כמותיים – KPI (Key Performance Indicators) . ללא הגדרה כמותית של היעד, לא נוכל לבדוק את עצמנו אל מול התוצאות ודרך התהליך. הגדרת מדדים ויעדים כמותיים תעזור לנו לדעת אם אנחנו ממוקדים בדבר הנכון ולזהות בזמן פערים ובעיות הדורשים טיפול.
- הגדירו טקטיקות למימוש היעדים – כיצד אתם מתכוונים לממש את היעדים האסטרטגיים? מהן דרכי הפעולה? וודאו שהטקטיקות בהן בחרתם מוגדרות בבירור ושלכל אחת יש אחראי להוציאה לפועל. הן יהיו הבסיס שלכן לבנית תכנית עבודה מפורטת.
- בנו את היעדים האסטרטגיים והטקטיקות יחד עם הצוותים שלכם – אחת המטרות של תוכניות עבודה ויעדים היא יצירת מיקוד ארגוני המוביל ל"ריכוז מאמץ" – השקעת משאבים בכיוון אחד, התורם לאפקטיביות הארגונית. בנוסף לכך, שיתוף המנהלים והעובדים בהגדרת היעדים הארגוניים מייצר שותפות ומחויבות למימושם, ההכרחיים כעת יותר מתמיד.
- תרגמו את היעדים ברמת הארגון ליעדים ברמת המחלקות – כדי לוודא שכל מנהל ועובד יבין "מה מצופה ממני?", "מה המחלקה שלי צריכה לעשות כדי שהארגון כולו יעמוד ביעדיו?" נדרש לתרגם את היעדים הארגוניים ליעדים פר מחלקה ופר עובד שבאים לידי ביטוי בעשייה היומיומית.
- הנחו את הצוותים לבנות תוכניות עבודה בhigh level – על בסיס היעדים המחלקתיים שהוגדרו, אפשרו לצוותים לבנות תוכנית עבודה. תוכניות העבודה צריכות לתאר את הפעולות העיקריות שכל יחידה בארגון מתכוונת לעשות כדי להשיג את היעדים שלה, ולא לתאר את המשימות השונות, שכן אלו עלולות להשתנות. בניית תוכניות העבודה על ידי הצוותים מעצימה אותם ומייצרת מחויבות להשגת היעדים. כלי שימושי לתרגום היעדים לרמות השונות ולהגדרת כיווני פעולה להשגת היעדים הינו PDM –Policy Deployment Matrix. הכלי מאפשר לראות את הקשר בין מה אנחנו רוצים להשיג, איך נמדוד את מה שאנחנו רוצים להשיג, הדרכים העיקריות להשיג את היעדים, ומי אחראי לכל כיוון פעולה.
- ממשו את תוכניות העבודה בצורה אג'ילית – עבדו במנות קטנות ובאיטרציות קצרות. מדי פרק זמן מוגדר (שבוע, שבועיים, חודש או יותר) פתחו את תוכנית העבודה והגדירו מה צריך לקרות עד בתום פרק הזמן שהגדרתם כדי לממש את הטקטיקות. תשאפו שבכל חודש הפעולות שלכם יניבו ערך חדש ללקוח – מתוך כל התוכנית "יהיה לכם משהו ביד" ולא רק התחלות של מימושי תכניות. לאורך החודש קיימו שגרות צוותיות – Daily, weekly כדי להגדיר את התכנון לתקופה הקרובה, ולבחון את ההתקדמות ביחס ליעדים שהגדרתם בפרקי זמן קצרים. בכל שגרה כזו נבחן את ההתקדמות, נציף מכשולים ונסנכרן בין הממשקים.
- קיימו שגרות בקרה תכופות בכל רמות הארגון – בתקופה של חוסר ודאות, נדרשת בקרה תכופה יותר על מנת לוודא שהפעולות הנעשות אכן מובילות לכיוון הרצוי ושלא נכנסו שינויים נוספים שדורשים התייחסות. שגרות הבקרה יאפשרו לזהות פערים מהתכנון, ומקומות בהם נדרשת מעורבות של רמה ממונה לטובת הסרת חסמים. כל אלו יאפשרו למנהלים להגיב בזמן קצר יותר ולהקצות משאבים בהתאם לשינויים חוץ או פנים ארגוניים.
- בצעו התאמות – תוכנית היא בסיס לשינויים, וסביר שהשינויים בסביבה ידרשו מאיתנו להתאים את העשייה שלנו, את התקציב ואת המשאבים. תגובה מהירה לשינויים היא המפתח למצוינות עסקית (Business Agility) והיא תאפשר לכם להוביל את הארגון בהצלחה גם בימים של חוסר ודאות.
לסיכום, גם כשנדמה שהכל משתנה וכמעט בלתי אפשרי לדעת מה יהיה מחר, העקרונות לבניית תוכנית עבודה שנתיות נשארים זהים – הגדרת הכיוון, יצירת הלימה בין יחידות הארגון, העצמת הצוותים ומימוש התוכניות באופן אג'ילי. לצד כל אלו, התקופה הנוכחית מחייבת אותנו לקיים שגרות בקרה תכופות יותר, הכוללות הגדרה ברורה של התוצרים לפרקי זמן קצרים, וביצוע למידה מתמדת תוך כדי יישום.
מעוניינים לשמוע על דגשים נוספים וללמוד על כלים פרקטיים לבניית תוכנית עבודה שנתית בתקופה של חוסר ודאות? נשמח ללוות אתכם בהגדרת יעדים אסטרטגיים, יצירת הלימה בכלל הארגון והגדרת תוכנית פעולה אג'ילית למעקב ובקרה אחר מימושם.
