תהליכי עבודה אפקטיביים לחיזוק החוסן הארגוני

אבירן עשור, מהנדס תעשיה וניהול. מנהל קהילת "תעשיה וניהול בגובה העיניים" בפייסבוק

מה אתם עושים עכשיו? (חוץ מלקרוא את המשפט הזה כמובן..) מה אם הייתי עכשיו אומר לכם שנוספה לכם עוד שעה ביום? מה הייתם עושים בה? הרוב כנראה היו משקיעים אותו בעוד זמן מסך, רשתות חברתיות, עוד כמה מיילים בעבודה, טלפון לחבר קרוב ואז אולי תגיעו ליוטיוב ותצפו בסרטון ועוד סרטון ועוד סרטון.. ואז פוף! עפה לה שעה. קיבלתם מתנה והשתמשתם בה פשוט כמו כל שעה אחרת ביום שלכם.

ואם הייתי נותן לכם עוד שעה? האם הייתם עכשיו מנצלים אותה בחוכמה רבה יותר? אפשר להמשיך כך לנצח.. כל עוד אנחנו באמת לא נדע לאן אנחנו מכוונים ורוצים להגיע אנחנו פשוט "נזרום" וכל דבר שצץ לו הוא חשוב. הודעה חדשה, טלפון, מייל, פוסט חדש שעלה, מחשבה שעלתה לנו בראש לבדוק לאיזה גובה מגיע עץ האקליפטוס ואיך לעזאזל נקראים הפירות שלו שמחרבים לנו את המדרכות באיכסה הזה שנדבק לסוליה.

זוכרים את הסיפור של אליס בארץ הפלאות? אליס שלנו, ילדה מתוקה ושובבה, רדפה אחר ארנב לבן, נפלה לתוך מרכז כדור הארץ, הפכה לגדולה כמו בית, קטנה כעכברה, עישנה נרגילה עם זחל ואז, באחת הסצנות בסיפור המופלא הזה, היא מגיעה ליער אפל. יום לא להיט. לפתע אליס שלנו שומעת רחש מצמרת העץ.

היא מרימה לה את הראש ומולה נגלה לפניה חיוך ערמומי ולאחריו זוג עיניים, אחר כך זוג אוזניים, זנב מסולסל ושובב ולבסוף.. החתול!

אליס פונה לחתול בתחינה, "אמור לי חתול, באיזו דרך עליי לבחור?"

החתול ענה לה תוך כדי שהוא מלקק את כפו ושומר כל אותו הזמן על החיוך הרחב: "זה מאוד תלוי לאן תרצי להגיע"

אליס משיבה בעצבנות: "ממש לא אכפת לי"

ואז החתול משיב לאליס ובתשובתו הוא מלמד את כולנו שיעור חשוב על ניהול יעדים: "אז זה ממש לא משנה באיזו דרך תבחרי".

לא הגדרנו לאן אנחנו רוצים להגיע אז כל דבר שנעשה – הוא נכון. סבבה לנו עם זה ממש.

קיבלנו שעה נוספת. הידד! מה נעשה בה? אם לא חשבנו מראש מה אנחנו רוצים מחיינו ולאן אנחנו מכוונים, זה פשוט חסר משמעות. חשבו על כך כשאתם גם עושים פעולה יומיומית כמו נהיגה. אתם לא נכנסים לרכב ופשוט נוהגים וזורמים עם הכביש (בעיקר לא כשאלה מחירי הדלק). אנחנו יודעים מה היעד הסופי וחושבים מה הדרך הכי קצה ובטוחה להגיע אליו. טעינו בדרך? אנחנו מתקנים את עצמנו וחוזרים למסלול, כי אנחנו כל הזמן זוכרים לאן אנחנו רוצים להגיע.

אז הרשו לי קודם כל להציג את עצמי. שמי אבירן, אני בן 28 יליד העיר נהריה (כן זו עם ההצפות בחורף ושעדיין אפשר לראות בה סוס וכרכרה אבל איזו טיילת מדהימה יש לנו. וכמו כל נקודה על הגלובוס גם כאן יש סניף של GOLDA).

אני בוגר תואר ראשון בהנדסת תעשייה וניהול ותואר שני במנהל עסקים. בעל תחביבים רבים כמו קריאה, ספורט, למידה של נושאים חדשים והמון המון רצון לעשות למען הקהילה ולקדם יוזמות חברתיות.

עוד כשהייתי קצין-מהנדס בחיל האוויר השתלבתי בלא מעט יוזמות ותוכניות בהתנדבות (חונך סטודנטים וקצינים צעירים, מורה בתוכנית להשלמת בגרויות, מוביל יוזמה לפיתוח מוצרים לנכים ועוד..). לפני כמה שנים הקמתי את קהילת "תעשייה וניהול בגובה העיניים" הקהילה היא יוזמה שלי אישית שאני נהנה להוביל אותה ויוצר תוכן וחיבורים בין מהנדסים.

Lean-Agile Israel שיתפו לא פעם פעולה עם הקבוצה ועל כך חייב להם המון הערכה ותודה.

כמי שמפתח קריירה לצד כל אלו (השתחררתי לא מזמן לאחר שירות מקצועי כמהנדס) והיום עובד בחברת הייטק ((Matics כמנהל מוצר, חשוב לי גם להשקיע בתחום הזה. להתפתח בחברה ולהשתפר כמהנדס וממנהיג עסקי בעתיד.

מה עם כיף והנאות? אז יש לי לא מעט תחביבים כמו שציינתי אבל יש לי חלקם גם דורשים זמן ומאמץ. היום אני לומד לנגן בגיטרה, לומד ערבית, כבר כשנה שאני מבשל ונהנה מזה ממש.

למה אני מספר לכם את כל אלה? אנחנו לא יושבים פה לדייט או לראיון עבודה. המטרה היא כדי להציג לכם את השלב הראשון בשיטה שתכף נעמיק בה לניהול אפקטיבי מהבית.

מוזמנים להתבונן בתמונה הזו:  כאן אתם רואים את חדר העבודה שלי ואני מת עליו!

חלק מהאנשים שרואים אותו מאוד מתלהבים וחלק חושבים שטוב.. אני צריך כנראה לבחון כדור אחד או שניים.

חברים, זה בדיוק המצפן. זו השיטה שלי לניהול היומיום, המשימות וההתפתחות האישית שלי.

אז איך זה עובד?

1. שלב הגדרת המטרות – שלב זה למעשה מחולק לשניים. כמו אליס, גם אנחנו נמצאים בצומת דרכים לא מעט וכן צריכים ונדרשים לדעת איפה להשקיע את הזמן, הכסף והאנרגיות. אישית, אני ממש לא רוצה "לבזבז" את היום שלי. לגלות שנשאבתי לשוטף, לשגרה ולא עשיתי שום דבר משמעותי עבורי. חשוב לי רק לומר ולציין. אני יודע שזה לא נראה אמין מהתמונה אבל אני אדם ספונטני וגמיש, באמת. לצד כל התכנון והדקדקנות אני משאיר מקום לדברים מהסוג הזה. אבל ההבדל הגדול נעוץ בבסיס השיטה – הכל רשום ומתוכנן מראש. אני יודע איפה בדיוק עצרתי, מאיפה אני צריך להמשיך ואם אני בוחר כן "לזרום" אז אני גם יודע מה המחיר שאני משלם. מערכת הלוחות משקפת לי הכל ומאפשרת לי להבין לעומק את הדברים ואת הדרך שאני סולל לעצמי.

אז החלק הראשון – מטרות ארוכות טווח. חברים, זה אולי אחד השלבים הקשים והמורכים ביותר. השאלות: מה אנחנו רוצים מעצמנו? איפה נהיה בעוד 5-10 שנים? ולמה דווקא שם?
קצת מורכב לענות על זה. שבו עם עצמכם עם קרוב משפחה, חבר קרוב, שותף עסקי ופשוט כל דבר שאי פעם רציתם וחשבתם לעשות פשוט רשמו על דף.. אחרי שחשבתם וגיבשתם לעצמכם מטרות כאלו – הכינו את הלוח הבא: Vision Board זהו לוח שפשוט מציג תמונה של העתיד שלכם. למשל, תוכלו לראות בתמונה מקומות שאני ארצה לטייל בהם, שפות שאני רוצה ללמוד ולהעמיק בהם יותר, הבית שאני מאחל לעצמי, רואים את שני הלבבות שם? אז כן גם זוגיות ומשפחה משלי.

השלב השני, הוא חלוקה לפי תחומים. המהנדסים בייננו יקראו לזה "וקטורים". מה התחומים שבהם אני מחלק את העשייה שלי ושאני רוצה להשקיע בה. לדוגמא: אני בחרתי בנושאים: תעשייה וניהול בגובה העיניים, ניהול קריירה, כיף! ופיתוח אישי. כמובן, שתוכלו אתם לבחור ולחתור בכלל לתחומים אחרים, הכל נובע ממה שהגדרתם ב-Vision Board.

2. יעדים חודשיים – אז אנחנו עכשיו מתחילים לדבר תכלס. מחלומות אנחנו עוברים לעבודה מעשית ומתחילים לעבוד למענם. פה אנחנו כבר מתחילים להגשים את עצמנו. אנחנו עכשיו ממש בסופו של חודש ינואר – רשמו מה היעדים שלכם לחודש פברואר. אילו יעדים תרצו להגשים עד סיומו של חודש זה. חברים, זו רשימה נוספת. חשבו על הזמן שלכם ביומיום ותכננו מעכשיו כמה זמן אתם הולכים להשקיע בכל תחום ותחום (וקטור ו-וקטור לכל בעלי ה-BSc). היעדים צריכים להיות ממוקדים ובעלי השגה בחודש. היעד צריך להיות מוגדר כך שאם השגתם אז ההישג צריך להיות ברור. למשל, אם תכננתי להשקיע וללמוד גיטרה. אני לא ארשום ברשימת היעדים שלי: "להשתפר בנגינת גיטרה" אני כן ארשום עד איזה שיעור למשל בקורס שלקחת אני אתקדם או כמה שירים ואילו אני אדע לנגן עד סוף החודש. אם זה למשל בתחום של ניהול קריירה אז גם כאן, אני אצטרך לחשוב על יעדים ממוקדים: לפני שמצאתי עבודה אז ברור שהיעד היה "מציאת עבודה" וכו' אבל הגדרתי יעדים שעזרו לי להגיע לשם: עדכון קו"ח כולל לאחר משוב של חברים – אחלה יעד שעזר לי בתהליך.

3. לוח הגאנט – זה כבר הלוח שהוא באמת עושה לי אישית המון סדר. זהו לוח שמחולק לפי שבועות. אם הגדרנו יעדים חודשיים, אני ארצה לתכנן משימות ומתי אממש אותם. כלומר באיזה שבוע אתחיל לממש איזו משימה. זה נותן לי המון פוקוס ורוגע כי אני לא במרדף אחד רשימה אינסופית של משימות אני יודע השבוע איפה עיקר המאמץ שלי כרגע. יש לי רשימה ארוכה של יעדים חודשיים אבל השבוע אני ממוקד במשימות ספורות שהכמות והמאמץ בהן מתאים ללו"ז היומיומי שלי.

4. הלוח האחרון, קאנבן – לוח משימות. נכון שגם בגאנט הגדרנו משימות שנבצע כל שבוע ושבוע אבל אלו משימות "גדולות" בלוח הקאנבן אנחנו נמקם תתי משימות. למשל: אם בשבוע הראשון בחרתי לעדכן קו"ח אז תתי משימו שיכנסו לקאנבן הן: כתיבת הקו"ח, עיצוב המסמך, שליחה לחברים טובים שייתנו משוב לשיפור.

הלוח מחולק ל-4:

To Do–  מה אני מתכנן לעשות וטרם התחלתי

In Process – מה בתהליך וכבר התחלתי לבצע

Stuck – תקוע. דברים שכרגע שמתי בצד מסיבה כלשהי. למשל, המתנה לתשובה מגורם חיצוני. נגיד סיימתי לכתוב את הקו"ח ושלחתי לחברים – בזמן שאני ממתין לתשובה למשוב מהם המשימה תועבר ל-Stuck.

Done – כל משימה שסיימתי. כאשר אני עושה את זה נותן המון מרץ להמשיך ולעשות עוד ועוד ולהשלים עוד משימות ויעדים.

וזוהי השיטה. שמחתי מאוד הבמה הזו לשתף אתכם איך אני מנהל את היומיום שלי ומשיג יעד אחד יעד..

מוזמנים לפנות אליי ולשאול שאלות בנושא. תמיד שמח לעזור.

מאחל לכולכם הצלחה רבה במסע שלכם למימוש עצמי וכמובן מאחל לכם להגיע ולהגשים עוד ועוד יעדים.

שלכם,

אבירן עשור 

רוצים ללמוד עוד על לוחות בקרה? על לוח KANBAN? מוזמנים לבקר באקדמיה הדיגיטלית שלנו: www.lean.org.il