מנהל – אתה חזק כמו החוליה החלשה בצוות שאתה מנהל

אריק איינהורן – סמנכ'ל תפעול, פלסן סאסא

כמו בשרשרת, שהחוזק שלה שווה לחוזק של החוליה הכי חלשה בה, כך גם בצוות- חוזקו שווה לחוזק איש הצוות הכי חלש בו. אך בשונה משרשרת, בה חוזקה של כל חוליה הוא בלתי תלוי מהחוליות האחרות והקשר איתן, בצוות- חוזקם של חברי הצוות תלוי מאוד בטיב וחוזק הקשר בין חברי הצוות.

אז מה זה אומר לנו בתור מנהלים? שחלק ניכר מזמן הניהול שלנו צריך וחייב להיות מושקע בחיזוק והעצמה של העובדים בצוות ובממשקי העבודה ביניהם (וכמו בכל השקעה, אנחנו צריכים לצפות להחזר על המשאבים שהשקענו). 

כמו שהבנו עד כה, ניהול הצוות מורכב משני רבדים- בניית והעצמת אנשי הצוות עצמם ובניית עבודת הצוות ותהליכי העבודה בו. נתחיל ברובד הצוותי – עבודת צוות מוצלחת מושתתת, בין השאר, על הבנה משותפת של צרכי הלקוחות, על מטרה משותפת וברורה המבוססת על הבנת צרכים אלו, מבנה ארגוני נכון שיכול לתמוך במימוש האסטרטגיה, איוש נכון ותהליכי עבודה יעילים ואפקטיביים.

הבנת צרכי הלקוחות – לכל גוף עסקי, בין אם מדובר בחברה או בצוות בתוך החברה, יש לקוחות (פנימי או חיצוני) וכמתואר במתודולוגיית הLEAN, לקוחות אלו הם הסיבה לקיום הגוף העסקי ולא רק זאת, אלא שהם המגדירים לגבי כל פעולה מבוצעת אם היא מוסיפה ערך או לא. כמנהלים, עלינו לדאוג לכך שהצוות מכיר לעומק את הלקוחות שלנו, את הצרכים שלהם, את הכאבים שלהם ואת איך הם תופסים אותנו כספק.

מטרה משותפת – בהתבסס על הבנה טובה מלאה של הלקוחות שלנו וצרכיהם, עלינו להגדיר בצורה מדויקת את מטרת הצוות. המטרה צריכה להיות כזו שתביא לכך שפעילות הצוות תניב מענה לצרכי הלקוחות שלנו בצורה אפקטיבית ויעילה ובנוסף שתהיה כזו שניתן לגזור ממנה את אסטרטגיית הפעלת הצוות.

מבנה ארגוני – על בסיס המטרה המשותפת וכדי לממש את האסטרטגיה שנקבעה להשגתה, עלינו להבין אילו פונקציות נדרשות בצוות (פנימי או במיקור חוץ) על מנת לממש את האסטרטגיה. לכל פונקציה אנו נדרשים להגדיר תהליכי עבודה פנימיים יעילים ואפקטיביים וכמובן, גם את אופן הממשק עם שאר הפונקציות בצוות.

אסטרטגיית פעולה – על בסיס הנ'ל, אפשר כבר לקבוע אסטרטגיית פעולה לפעילות הצוות. חשוב ביותר כי האסטרטגיה תיגזר מלמעלה (החזון) ותחלחל עד לרמת המשימות דרך מטרות על ואסטרטגיות (כלי נהדר המאפשר זאת הינו הPDM (Policy Deployment Matrix) אשר גם כולל מדדים להצלחה) האסטרטגיה חייבת להיות מוזנת גם מלמטה ובסופו של דבר להכיל משימות שמשלימות ותומכות האחת את השנייה (בLEAN- HOSHIN KANRI). 
המשימות והאחריות הניתנות לכל חבר בצוות צריכות להביא לידי ביטוי את החוזקות שלו כדי להעצים אותו, להבטיח את הצלחת הצוות וכדי להימנע מאי ניצול יכולות העובדים (הבזבוז ה8 ברשימת 8 הבזבוזים על פי מתודולוגיית הLEAN). וזה מביא אותנו לרובד השני של אנשי הצוות עצמם.

ברובד אנשי הצוות – עלינו, כמנהלים, לדאוג לניתוח פעילות נכון של כל חברי הצוות, להכשיר אותם בצורה הטובה ביותר ולהציב בפניהם יעדים נכונים:

ניתוח פעילות והכשרה – לצורך ההכשרה של אנשי הצוות, עלינו להגדיר נכון מה מצופה מכל אחד מהם אינדיבידואלית וכחלק מהצוות. ברגע שהגדרנו את הדברים האלו נכון, נוכל להשתמש במטריצת המיומנויות אשר מציגה לנו באופן ויזואלי וברור היכן הפערים של הצוות ככלל ושל אנשי הצוות . בהתבסס על כך, נוכל לבנות תכנית הכשרה לסגירת הפערים אשר תבטיח את האפקטיביות של פעילות הצוות

הצבת יעדים – היעדים חשובים לפעילות הצוות ואנשי הצוות משום שהם מאפשרים לנו כמנהלים ואף לאנשי הצוות עצמם לבחון את ההתקדמות שלהם לקראת השגת המטרות. היעדים הנקבעים חייבים להיות 1.ספציפיים 2. מדידים 3. ברי השגה 4. רלוונטים (לאסטרטגיה) ו5. תחומים בזמן (הקיצור באנגלית הוא SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time- bound ). אך קביעת היעדים בלבד אינה מספיקה, יש לייצר שגרת ניהול ומעקב משותפת, יחד עם הצוות, אחר התקדמות הפעילות אל מול מדדים אלו.

גם ברובד הצוות וגם ברובד איש הצוות הבודד, חשוב אופי הניהול שלנו. עלינו לנהל בחניכה ועל ידי כך להעצים את אנשי הצוות ואת הסיכוי שלהם לעמוד במטרות שהצבנו להם ולצוות. ניהול בחניכה פירושו לאפשר, להשתתף, לדרוש ולהוקיר ולהכיר על העשייה. קיימים לא מעט כלים אפקטיביים על פי מתודולוגית ה-LEAN אשר בעזרתם ניתן לממש ניהול בחניכה דוגמת GEMBA WALK, COACHING KATA, לוחות בקרה, ואפילו5S וכיו'ב. שימוש נכון, עקבי לאורך זמן ושגרתי בכלים אלו יביא להעצמת אנשי הצוות, להצלחות, לשיפור המוראל ולהשגת המטרות.

לסיכום – כמנהלים עלינו להכיר בכך שצוות מורכב משני רבדים עיקריים- אנשי הצוות ועבודת הצוות, ולעבוד באופן קבוע בניהול, חיזוק והעצמה (בחניכה) של כל רובד, להשתמש בכלים הנכונים כדי לעשות זאת ומתוך כך להבטיח את הצלחת הצוות במתן ערך ללקוח.