הטמעת מערכות ERP לפי עקרונות הלין

1. קול הלקוח- הגדרת הערך
השלב הראשון בתהליך הינו הגדרת הערך ללקוח. לשם כך, נגדיר מהו קול הלקוח ומהם צרכיו בהתאם לדרישות ולפרמטרים שהוגדרו. יש לתרגם ולהגדיר את קול הלקוח באופן מדיד כך שנוכל להטמיע זאת במערכת ה ERP.

2. מיפוי שרשרת הערך
על מנת להשיג את מלוא הפוטנציאל מכלל התהליכים יש למפות כל תהליך מקצה-לקצה. מיפוי תהליך הוא בחינת כלל הפעילויות הקיימות בתהליך כדי להבין אילו פעילויות הן פעילויות מוסיפות ערך ואילו הן בזבוז. מיפוי התהליך מאפשר להסתכל על התמונה הכוללת כצירוף של כלל התהליכים השונים ולזהות באופן מידי בעיות שצפות.
לאחר מיפוי כל הפעילויות בתהליכי העבודה השונים בארגון, נבחר את המערכת המתאימה ביותר לצרכי הארגון, בהתבסס על תהליכי העבודה החדשים אשר יצרנו לאחר סילוק וצמצום בזבוזים. יש לשים לב שהמערכת לא גורמת לנו לייצר פעילויות שהן בזבוז, לדוגמא, ארגון אשר שילב את מערכות ה ERP וה-CRM שלו, אך עדיין מזין נתונים לכל מערכת בנפרד.

3. זרימה
זרימה היא התקדמות המוצר בשרשרת הערך מתכנון ועד קבלתו על ידי הלקוח ללא עיכובים ותקלות. משמעות הזרימה מתבטאת הן בזרימה לוגית (כיצד מידע מועבר, כיצד מתבצעות פעולות המערכת) והן בזרימה פיזית (חומר, ניירת, חתימות). זרימת המידע נוצרת במהלך שלב היישום של המערכת החדשה. בשלב ההטמעה והיישום, ארגונים להוטים לקבל את התוצר הסופי ואינם מקפידים על זרימת המידע. הדבר יוצר הצפת בעיות בהמשך. לכן, ישנה חשיבות רבה האם ההטמעה בוצעה בסנכרון לתהליך הזרימה שתוכנן.

4. משיכה מהלקוח
משיכה היא עקרון בסיסי במצוינות תפעולית, לפיה כל תהליך בארגון צריך להיבנות מפעילויות בעלות ערך אשר יבוצעו רק כאשר נוצרה דרישה מהפעילות הבאה בשרשרת הערך (התחנה הבאה בתהליך). בצורה זו מתבצעת 'משיכה' של הערך מהלקוח לאורך כל התהליך. ישנן מערכות ERP רבות אשר ניתן ליישם בהן זרימה בתהליך ומשיכה בין המחלקות השונות. הדבר תלוי, כמובן, בכך שהארגון הגדיר תהליכי עבודה ונהלים בדיסציפלינות השונות בארגון.

5. בדיקה ושימור
ניהול המערכת באופן סדיר יבטיח את שיפור המערכת עבור התהליכים הקיימים ותהליכים חדשים. אי ביצוע בדיקת התאמה מתמדת יכול להביא לבעיות שיצופו במורד התהליך ויגרמו נזק רב לארגון בעתיד. ככל שמעגלי הבדיקה יהיו תכופים יותר כבר משלב האפיון והבנייה הראשונים, כך ניתן יהיה להתאים את המערכת לצרכי הארגון באופן מיטבי יותר לאורך הדרך ולהימנע ממצב בו בתום תהליך ארוך ישנה מערכת שאינה תואמת את צרכי הארגון באופן מיטבי.

לסיכום, אם ברצוננו ליצור סינרגיה בין הטמעת מערכת ERP לבין מתודולוגיית הלין להטמעת תרבות של מצוינות תפעולית, עלינו ראשית לייצר תהליכים נכונים המסתכלים על הלקוח ובנויים בזרימה ולאחר מכן לנצל את הגמישות, סטנדרטיזציה ויכולות שמערכת ERP מאפשרת לנו.