הכנת הקרקע – רתימת מנהלים ועובדים כבסיס להצלחה בהובלת שינוי

בארגון שליווינו לאחרונה התקבלה החלטה ליצירת שינוי משמעותי במבנה הארגוני על מנת להתאים את האיוש והניהול לטובת זרימה טובה יותר והתייעלות בתהליכי העבודה.

בהמלצתנו, טרם ההודעה הכללית על השינוי מול כלל הארגון, קיים המנכ"ל שיחות מסדרון לא רשמיות עם חברי ההנהלה בהן התחיל בשיתוף אודות המהלך המתוכנן והחשיבה שעמדה ביסוד ההחלטה. לאחר סבב השיחות, כינס המנכ"ל את צוות חברי ההנהלה שעתיד להיות מעורב בתהליך. בפגישה המקדימה הציג המנכ"ל את הסיבות שהובילו להחלטה, את מהותו של השינוי וכיצד ישפיע על המנהלים והעובדים ואת עץ המבנה הארגוני.

השינוי דורש תזוזה רבה של עובדים ומנהלים מתפקידם ומקומם הפיזי והמנכ"ל הכין את עצמו להתנגדויות ותרעומת גדולה. יחד עם זאת, היות וההחלטה על השינוי התקבלה לאחר תהליך מובנה וממושך, לא היה ספק שזו ההחלטה הנכונה לארגון בנקודת הזמן הזו.

סיטואציה כזו מהווה בבסיסה מקור להתנגדויות וליחשושים. בני אדם ביסודם חוששים משינויים ולכן כל החלטה על שינוי, קטן כגדול, מובילה לגל תגובות.

קבלת החלטה ללא מעורבות ראשונית של חברי ההנהלה הינה לגיטימית. בתהליך הייעוץ הפנים המנכ"ל שבאמצעות הכנה טובה של הקרקע יוכל להרוויח צוות מגויס לתהליך. השינוי המהותי בגישתו של המנכ"ל, הוביל להבנה אמיתית של המנהלים בצורך במהלך וחשיבות התמיכה והמעורבות שלהם בו.

בנוסף לכך, בשונה מהרגלו, הפתיע המנכ"ל את צוות המנהלים, ובעת הצגת המבנה החדש היה פתוח לשמוע את דעתם ולבצע התאמות מסוימות שהוצעו על ידי המנהלים עצמם.

בהכנת הקרקע גייס המנכ"ל לטובתו את מרבית המנהלים להנעת המהלך בארגון. בהבנה שלו שגם אם מנהל מסוים לא היה שותף מלא בקבלת ההחלטה – כעת הוא כבר יודע שהולך להיות שינוי, יודע שהשינוי עתיד להשפיע עליו בדרך כזו או אחרת, יודע שיש מספר אלטרנטיבות ולכן – מגיע הרבה יותר מרוכך וללא כל הסיבות המרכזיות להתנגדות, כגון: "אוי איך לא אמרו לי, למה לא סיפרו לי, למה לא הייתי מעורב".

החלטתו של המנכ"ל לאפשר לצוות המנהלים להביע את דעתם ולבסס את ההחלטה הסופית גם עליה – הגדילה את עוצמת הריכוך והגיוס של הצוות לטובת המהלך הארגוני הנדרש. בסופו של דבר, השינוי שמתרחש ממש בימים אלו בארגון, יצא לדרך עם אתגרים רבים, אך עם צוות מגויס וחיובי לתהליך!

התהליך שתואר במקרה הבוחן הנ"ל נקרא בשפת המצוינות Nemawashi (נימוואשי).

נימוואשי הינו הכנת הקרקע לקראת תהליך. נימוואשי – ביטוי ביפנית שמשמעותו: תהליך בלתי פורמלי להנחת יסודות "שקטים" עבור שינוי או פרויקט. פירושו המילולי של המילה מגיע מעולם הגינון: ני = שורש, מוואשו = ללכת מסביב. הכוונה היא לחפור מסביב לשורשיו של עץ כדי להכינו לשתילה מחדש. תהליך זה כולל הבאת אדמה מהמיקום החדש ואוורור השורשים. בתהליך זה, כל שורש מקבל את היחס הדרוש לו בכדי שהעץ יוכל לגדול כאשר הוא מורגל לסביבה החדשה עוד לפני שהגיע לשם.

בראייה עסקית, ניתן להשוות את השורשים למשאבים/ממשקים השונים כך שלכל ממשק יש את הנושאים המעניינים אותו ויש לגעת בכל אחד מהם על מנת שהעץ (שינוי) יוכל לצמוח.

מטרת הנימוואשי: לרכך התנגדויות ולהשיג קבוצת תומכים (קואליציה). מהלך זה נעשה לפני קבלת ההחלטות או נקיטת צעדים רשמיים כלשהם על ידי שיחה עם האנשים הנוגעים בדבר, במטרה להאזין לצרכיהם או דאגותיהם, לטפל בבעיות כלשהן, לאסוף תמיכה ומשוב וכדומה.

נימוואשי הינו אלמנט חשוב ביותר בניהול שינוי. נימוואשי מוצלח מאפשר לבצע שינויים בהסכמת כל הצדדים וביצועו בצורה נכונה הוא לעיתים גורם מכריע בהתנהלות הדברים.

במקרים מסוימים, חשוב לפנות לגורמים בארגון בשיחה פרטנית לפני פגישה/ החלטה/ תקשור שינוי ו"לרכך את הקרקע". לדוגמא:

• על מנת למנוע התנגדות מצד מנהלים שלרוב לא אוהבים להגיע לפגישות ולגלות "ממצאים" חדשים לראשונה.
• בעת הטמעת שינוי שעשוי להשפיע על עובדים בארגון (תנאים, תפקיד..) רצוי לגייס את העובדים לטובת השינוי עוד לפני ההודעה הרשמית.
• לקראת פרויקט חדש ולשם יצירת צוות פרויקט מגובש שעובד יחד ומבין את המטרה לשמה התכנסו.
• "הדבקה" של מובילי דעה ברעיון חדש שעלה על מנת שיקחו חלק בשכנוע לאימוץ הרעיון.