מקרה בוחן – הטמעת לוחות בקרה בחברה תעשייתית-תהליכית

כלנית רוזנבלום ונטע בן ישראל- Lean Agile Leaders

לוח בקרה הינו כלי אחד מאוסף הכלים מעולם המצוינות שיש לו מספר מטרות עיקריות: להבין את המצב הקיים על ידי הצפת בעיות ובחינת הביצוע מול התכנון, ליצור שיפור מתמיד על ידי פתרון בעיות, ולהעצים את העובדים על ידי חיבור לתוצאות ומתן אחריות על מילוי הלוח והעברת הישיבות בעמידה.

לוח בקרה מבוסס על מבנה של PDCA ליצירת שיפור מתמיד – והוא מורכב מהתכנון (היעדים), הביצוע, הפערים בין התכנון לביצוע, הסיבות לפערים, והפעולות המתקנות לפתרון ומניעת הבעיות. בנוסף למבנה,  שגרות ישיבה בעמידה לחיבור הצוות לביצועים כמו גם התנהגויות תומכות של חניכה להצפה ופתרון בעיות, תוך מתן כבוד לעובדים, הינם חלק בלתי נפרד מיישום לוח בקרה.  

במסגרת פרוייקט טרנספורמציה בחברה תעשייתית, התחלנו בבנייה ויישום לוחות בקרה בחמישה קווי ייצור. בתהליך בניית הלוחות ויישומם עסקנו במספר דילמות. 

• Bottom Up מול Top Down – האם הנהלת החברה מגדירה לקווים את היעדים שנדרשים להיות בלוח בקרה, או שכל קו מגדיר לעצמו את המדדים שהוא תופס כחשובים?
• ייחודיות מול אחידות בין המתקנים – האם יש מדדים שצריכים להופיע בכלל לוחות הבקרה במפעל, או שכל קו בוחר לעצמו את המדדים?
• יישום רוחבי או קצב אישי – האם היישום בכל הקווים נעשה באותו הקצב – התנעה, הטמעה, מעגלי PDCA או שכל קו מתקדם בקצב שלו?

לאור מאפייני החברה, ומטרות היישום, בחרנו לעבוד ברמה הפרטנית עם כל אחד מהקווים לפי המדדים שצוות הקו בחר, באופן שהצוות ראה לנכון להציג אותם על הלוח, ולפי הקצב שהצוות הניהולי בקו בחר.

בשלבי בניית הלוח, לצד המדדים האחידים (בטיחות, איכות, תפוקה) שאגב הופיעו בסדר אחר בכל אחד מהקווים, כל קו בחר לעצמו גם מדדים ייחודיים. גם הנהלת המתקן נתנה את ההכוונה שלה, אך הקווים קיבלו את החופש לבנות לוח בקרה שמתאים להם. גם במקרים שבהם היה ברור כי חסרים מרכיבים מסוימים בלוח, בחרנו ללכת עם רצון השטח וללוות כל מתקן בבניית לוח הבקרה שנכון לצרכים שלו. כל זאת מתוך הבנה כי בשלב הראשוני של ההטמעה, יצירת מחויבות ובניית ownership הם חשובים ביותר.

לא הופתענו לראות שלאורך היישום, המרכיבים בלוח שהיו חסרים בשלבי בנייתו, הוצפו על ידי הצוות בשטח בשטח ויושמו על ידם באופן עצמאי לחלוטין. דוגמא ממשית לכך הינה הצגה שבועית של הביצועים בקו – שתרומתה להבנת המצב הקיים רבה, אך הצוות לא היה מעוניין להציג אותה בגרסא הראשונית של הלוח. תוך כדי היישום, זיהה הצוות את הצורך להציג את ההסתכלות השבועית על הביצועים והוסיף את זה בעצמו. גם למידת עמיתים רוחבית, שקיימנו בין הקווים השונים יצרה מוטיבציה של הצוותים לשפר את הלוח ולהוסיף מדדים נוספים שזיהו אצל אחרים.

גורם נוסף להצלחת ההטמעה הינו שיתוף הפעולה בין צוות המצוינות המפעלי לבין צוות המצוינות של חברת Lean Agile ישראל. נוכחות תדירה בשטח, לצד חניכה ומתן מעטפת של הדרכה, חניכה וליווי תרמו רבות ליישום המהיר. יש עוד דרך עד שנראה שיפור בביצועים, אך הגמישות אל מול צורכי הלקוחות השונים – מנהלי הקווים, והחניכה בצניעות הם שיבטיחו לנו בסיס איתן לבניית השיפורים העתידיים והגעה לתוצאות הרצויות.

מטמיעים לוח בקרה בארגון? קבלו מאיתנו כמה טיפים נוספים:

• קיימו מעגלי PDCA ללוח בתדירות קבועה – מדי חודש או יותר, בחנו האם לוח הבקרה מסייע להשיג את המטרות שהוא אמור להשיג, ואת הצרכים הייחודיים שלכם. אל תחששו להתאים ולשפר את הלוח.
• דאגו לתת לעובדים את האחריות לניהול הישיבות בעמידה – זה יחבר אותם לעשייה ויהפוך אותם לשותפים.
• אל תוותרו על החלק של הCheck בישיבה בעמידה – ודאו כי מעבר לתכנון ולביצוע, מתקיים דיון על הפערים, שהם הבסיס ליצירת שיפור מתמיד.

בהצלחה/רוצים ללמוד עוד/הצטרפו אלינו לקורס היברידי/סדנת מובילי מצוינות….