מצוינות במציאות משובשת – למה כדאי לשים לב?

מצוינות במציאות משובשת – למה כדאי לשים לב?

התקופה הנוכחית מאופיינת בחוסר ודאות מתמשך עבור כולנו.

יחד עם זאת, רובנו נדרשים (וגם שואפים!) לנהל שיגרה ולהמשיך ולספק תפוקות במקום העבודה גם בכוח אדם חסר ובאתגרים הרבים הנוספים שנגרמים בעקבות המצב.  איך עושים את זה?

ריכזנו עבורכם מספר כלים פרקטיים, שיתמקדו הפעם באלמנט האנושי בתהליך וייסעו לכם באופן מיידי לתפקד באופן מיטבי, גם במציאות משובשת:

1. רתימת עובדים: במיוחד בתקופות כאלה חשוב להסתכל על העובדים שלנו כשותפים לדרך ולתהליך. רתימה תייצר נוכחות ומעורבות גדולה של עובדים במצב הקיים ולאורך זמן, ותחזק את תחושת המחויבות שלהם לארגון.

מה נוכל לעשות? לשתף באתגרים ולקבל רעיונות מהשטח, לשתף בתוצאות כדי שיוכלו לראות את הערך האמיתי  של העשייה שלהם, נחזק אותם על מה שיש ופחות על מה שאין, נקרא להם בנקודות שונות לקחת חלק בישיבות או התייעצויות ועוד.

2. הכרה והוקרה: החלק השני של רתימה אמיתית הוא הוקרה. להוקיר באמת את העובדים על מה ומי שהם עבור הארגון ועבורנו (איך עושים: ישיבות בוקר, שיחות אחד על אחד, תשומת לב לאירועים מיוקרים, הוקרה מול ההנהלה דווקא ובמיוחד עכשיו, ועוד).
3. 2 שניות שיפור: מהשם אפשר לנחש שמדובר בכלי שמתאים לבעיות קטנות, בעיות שאם נפתור אותן נחסוך שתי שניות… לא מילולית כמובן, אבל הכוונה היא לכל שיפור או ייעול שנמצא בסביבת העבודה היומיומית שלנו. השיפור יכול לעסוק בנוחות העבודה, איכות הייצור או המוצר, בטיחות, ייעול וקיצור התהליך וכל תחום אחר שעולה בראשכם.

למה כדאי?

2 שניות נעשות הרבה פעמים ביום וע"י מספר עובדים

2 שניות – הרבה יותר קל

• לחשוב
• ליישום
• לא לקחת סיכון גדול

עצם הרעיון זה השיפור

איך עושים את זה?

תהליך הטמעת הכלי בגדול הוא פשוט מאוד – עובדים ומנהלים מעלים רעיונות, מתקבלת החלטה האם להתקדם עם הרעיון שהוצע, מיישמים את השיפור המוצע בפועל ומגיעים לשלב 4 הכיפי של הכרה והוקרה על השיפור או שיפורים שבוצעו (זוכרים הכרה והוקרה?).

ההתכווננות יוצרת מצב שאנו שמים לב לשיפורים – גם לקטנים שאפשר לעשות וכתוצאה מכך גם לגדולים. ומעבר לכל היתרונות האלו, אנחנו גם מרוויחים התייעלות בתהליך וחסכון כלכלי אז הרווחנו במכפלות ובריבועים. אם כל זה לא מספיק, נוסיף גם שההצלחות האלו מייצרות באז חיובי מאוד בארגון ומעלות משמעותית את מעורבות העובדים והחיבור שלהם לארגון ולעשייה.

את אופן המימוש אתם תחליטו איך לנהל. מספר המלצות שלנו:

• בחרו אחראי 2 שניות שיפור של הארגון/המחלקה. האחראי יקבל את ההצעות, ימיין ויעביר לגורמים הרלוונטיים לאישור, ידאג לתקשר חזרה לעובד המציע האם הצעתו התקבלה וכמובן – הכרה והוקרה.
• בצעו את התקשור בתחילת התהליך באופן כמעט אישי עם העובדים. אל תסתפקו במודעות ופרסום במסכים או באפליקציה. תגיעו לשטח, תסבירו למנהלים, תסבירו לעובדים, תניעו אותם לפעולה ותעטפו את הכל בקמפיין.
• עודדו את העובדים להציע כמה שיותר הצעות ייעול. שריר השיפור זקוק לתחזוקה מתמדת, וככל שיהיו יותר הצעות שיוזרמו ע"י העובדים – כך ימשיך ויגדל מעגל השיפור המתמיד.
• כמו תמיד, מה שלא פשוט – פשוט לא יהיה, תוודאו שהפרקטיקה מונגשת לכולם בכל מקום והכל מנוהל הכי ויזואלי שיש.
• מעגל ה PDCA שלנו. כמו בכל דבר בעולם המצוינות, אנחנו כל הזמן רוצים לשפר את התהליך, תעשו המקטעים קצובים בחינה של תכנון מול ביצוע של הטמעת הכלי, תסיקו מסקנות, תבצעו שיפורים ותמשיכו הלאה.

לסיכום, גם בתקופה של מציאות משובשת, מעודד לדעת שאנחנו יכולים לשפר בעצמנו את תהליכי העבודה. כל מה שנדרש זה לבחור את הכלים המתאימים ולפעול על פיהם בשיטתיות ועקביות. בהצלחה!