TEL : 04-6475-444 | E-mail : office@leanisrael.co.il

ניהול רזה - לין ישראל

Lean כדרך לפיתוח אינטואיציה ארגונית

אחת הכתבות המעניינות לקריאה במהלך החג, הייתה ללא ספק הראיון בכלכליסט עם פרופ' דניאל כהנמן לקראת צאת ספרו החדש 'לחשוב, לאט ומהר'.  כהנמן, חתן פרס נובל לכלכלה, נחשב לאחת הדמויות הבולטות ביותר בעולם בתחום הכלכלה ההתנהגותית אשר מחקריו על פני השנים ערערו את יסודות הכלכלה הקלאסית אשר נשענה על תפיסת ה'בחירה הרציונאלית'.

בספרו החדש מתעסק כהנמן באינטואיציה האנושית ומנסה לחבר את כל הנקודות הידועות כיום על כיצד פועל המוח, ושילובם בתיאוריה קוהרנטית אחת. ספרו החדש עוד בטרם יצא כבר זכה לביקורות נלהבות ממגוון דמויות בולטות מעולם הפסיכולוגיה והכלכלה.

כהנמן מתאר את המוח כשיתוף פעולה של שתי מערכות אשר נועדו לטפל בעניינים היומיומיים של האדם. מערכת 1 זאת המערכת שפועלת מאחורי הקלעים, לא מודעת, השימוש בה אינו דורש מאמץ כלשהו ואינו רצוני.  מערכת 2 היא החשיבה המודעת ורצף המחשבות שזורם בראשנו.  היא איטית מאד, ויכולה לעשות רק פעולה אחת בו זמנית וגם אז דורשת שליטה ומאמץ.  למרות מגבלותיה, רק היא יכולה לעשות חישובים מורכבים ולאלץ אותך לעשות דברים שאתה לא רוצה לעשות.

לדברי כהנמן, אחד הגילויים המשמעותיים של השנים האחרונות הוא המשמעות הגדולה של מערכת 1 על ההחלטות שלנו.  הוא מסכים עם הגדרת האינטואיציה כפי שניסח אותה פרופ' הרברט סיימון שחקר שחקני שח, שזאת בעצם הכרה המבוססת על כך שמצב מסויים מייצר רמז אשר מספק למומחה גישה למידע שהיה מאוחסן בזיכרון ואותו מידע שנשלף היווה את התשובה.

כשנשאל כהנמן כיצד ניתן לתכנת את האינטואיציה ולשפר אותה לידי מומחיות-על הוא עונה שיש 3 פרמטרים קריטיים שכולם חייבים להתקיים: חוקיות, תרגול רב ופידבק מיידי ורציף מהמומחה הכי טוב שאתה יכול למצוא.

במשך שנים ואפילו עד היום, אנשים מציינים בהתפעלות כיצד טויוטה הייתה מוכנה לפתוח את המפעלים שלה לביקור על ידי המתחרים, ואפילו להסביר וללמד את שיטת הייצור המפורסמת שלה- Toyota Production System.  כיצד לא פחדה טויוטה שהמתחרים שלה יעתיקו את שיטת הייצור שלה ויתחרו בה? כיום סיורים מודרכים לטויוטה ביפן, של מנהלים ועוסקים בתחום ה- Lean המעוניינים לראות כיצד השיטה עובדת בשטח, נהפכו לדבר שבשגרה.  בחודש הבא יוצא סיור כזה מהארץ, אשר מאורגן על ידי חברת Lean Israel.  על אף כל הסיורים, והשנים הרבות מאז חשפה טויוטה את שיטתה למערב ולכל מי שרק התעניין, הרבה מאד יישומיים וניסיונות של הטמעת יכולות ותרבות Lean בארגונים לא צלחו.  מדוע?

אחת התשובות הנפוצות והקלות היא שיש כאן פשוט עניין של פער תרבותי.  ליפנים יש תרבות מסויימת שבה העובדים הרבה יותר ממושמעים, ואילו לנו במערב עקב האופי החופשי והאינדיבידואלי שלנו, העובדים הרבה פחות ממושמעים ולכן לא עוקבים אחרי התהליכים המוכתבים להם.... כמובן, שמי שמכיר קצת את ה- Lean ואת טויוטה יודע שההיפך הוא הנכון.  העובדים בטויוטה ועל פי תפיסת ה- Lean נהנים מרמה גבוהה של עצמאות ויכולת קבלת החלטות מעובדים בחברות נאורות המנוהלות לפי עקרונות הניהול המערבי הקלאסי.  את הסיבה כנראה צריך לחפש במקום אחר.

המאמר של כהנמן פותח לנו צוהר מסויים ממנו אפשר להבין, ששיטת הייצור של טויוטה פותחה בכלל במערכת 1 של המוח (הלא מודעת), בעוד שכל מי שניסה ללמוד או לחקות את טויוטה נוטה לפעול במערכת 2.  טויוטה פתחה את שיטת הניהול שלה במשך שנים כאשר היא שומרת על 3 הפרמטרים עליהם מדבר כהנמן: חוקיות- המתבטאת בתהליכים ברורים, תכלית ארגונית ברורה ועבודה לכל החיים לעובדיה, תרגול רב דרך לימוד מטעויות, וכמובן פידבק מיידי ורציף מהמומחים הזמינים.

ה- Lean מיסודה היא תפיסת ניהול אשר מטרתה לבנות ארגון המסוגל לפתור בעיות באופן אפקטיבי ומהיר ללקוח מבלי להזדקק לבירוקרטיה ארגונית רבה על מנת לבוא עם פתרון.  לעיתים מדברים על יכולת של ארגון להגיב באופן 'עצבי' כפי שמגיב שריר של גוף לאתגרים שונים מבלי לעבוד דרך המוח לניתוח הסיטואציה.  על מנת שארגון יהיה מסוגל לתת פתרונות כאלה, הוא צריך לבנות לעצמו סוג של אינטואיציה ארגונית המבוססת על מערכת 1.

בעולם המערבי אשר אוהב לתכנן ומאמין שלכל דבר יש תשובה אחת טובה ורציונלית, התפיסה שהיכולת הארגונית נבנית על מערכת 1 היא הרבה יותר קשה לעיכול במציאות ממה שנדמה.  לארגונים אשר אוהבים כל דבר לתכנן ולתקצב, קשה להבין ולהפנים שהגישה השכלתנית לא מסוגלת לפתור בעיות אמיתיות בשטח.  כבר לפני כמה שנים, בספרו 'כהרף עין' או כפי שנקרא באנגלית 'Blink', הרחיב והסביר מלקולם גלדוול, שרוב ההחלטות החשובות נדרשות להתבצע בזמן קצר יחסית לכמות האינפורמציה הזמינה והיכולת לעבד אותה.  לכן, מקבלי ההחלטות הטובות ביותר בזמן אמת, הם אלה שהוכנו הכי טוב להתמודד בזמן אמת עם האתגר שעומד בפניהם.  לשחקן הטניס המכה סרב, אין יכולת לבצע ניתוח מורכב מדי ברגע שהכדור באוויר כיצד לבצע את החבטה.  האימונים הרבים שעשה שחקן הטניס בנו לו את האינטואיציה לדעת כיצד להכות, מתי ואיך להזיז את הגוף שלו. 

אותו עיקרון עובד ברמה הארגונית.  אם נדמה לרגע את הכדור להזמנת לקוח, ואת המכה המדוייקת לאספקה של הסחורה, נבין עד כמה חשוב שארגון יפתח לו אינטואיציה ארגונית.  אינטואיציה ארגונית תאפשר לארגון לתת ללקוח את המענה הנכון, בזמן הנכון ובמקום הנכון.  אם בכל פניה של לקוח המענה יתבצע דרך תהליך שכלתני, לוגי ובירוקרטי, הארגון ימצא את עצמו מהר מאד מחוץ למשחק.

לפני מספר שבועות, דיברנו על ספרו של דניאל קויל אשר טוען שכישרון זה לא משהו מולד אלא משהו נבנה.  גם הוא, טוען שהתרגול הרב המבוסס על חיפוש בעיות והטיפול בהם, זאת הדרך הנכונה ליצירת הכשרון.  כהנמן מכנה את מערכת 1 כ- 'מכונה ללימוד מטעויות'.

אחד האתגרים הקשים העומדים בפני ארגון הוא להבין שהשפה התכנונית, השכלתנית והכמותית לא מסוגלת פשוט לתאר ולהסביר את מה שקורה במערכת 1.  ארגונים צריכים להשתמש במערכת 2, רק על מנת להכריח את עצמם לפתח את האינטואיציה הארגונית שלהם במערכת 1.  זה לכשעצמו, לא פשוט ודורש הרבה אומץ.  בייחוד שהדרך לפתח את מערכת 1 עוברת דרך לימוד מטעויות.