ניהול פרויקטים וצוותים מולטי דיסציפלינריים

איזי פלד – AGILE EXPERIENCE

הגישה המסורתית לניהול פרויקטים פותחה כדי להתמודד עם פרויקטים שבהם נקודת הפתיחה ידועה והמטרה ברורה. בפרויקטים כאלו יש מספר שלבים המוגדרים מראש ומבוצעים בצורה רציפה. בהתאם, הגישה המסורתית למבנה הארגוני הייתה מבנה היררכי מורכב המבוסס על צוותים פונקציונליים (מיומנויות ומקצועות אחידים) על מנת למקסם את יעילות המשאבים.

שלבי הפרויקט היו עוברים בין הצוותים הפונקציונליים עם התקדמות הפרויקט. כל צוות ביצע את חלקו והעביר את התוצרים הלאה לצוות הבא. המיקוד של הארגון היה בהשלמת משימות והניהול התמקד במעקב, בקרה ובעיקר תיאום בין הצוותים. כמות הממשקים והתלויות בין הצוותים הייתה גדולה והמעברים בין הצוותים הפונקציונליים (Handoffs) גרמו לאיבוד ידע רב. לדוגמא, ארגון פיתוח עסק במשימות כגון איסוף דרישות, אפיון הדרישות ,פיתוח, בדיקות, אינטגרציה ומסירה ללקוח, כאשר כל שלב מבצע את כלל תכולת העבודה במלואה ורק אז מעביר לשלב הבא.

במציאות העסקית הנוכחית של אי וודאות ומורכבות, הגישה המסורתית אינה רלוונטית יותר מכיוון שתכולת העבודה מתפתחת ומשתנה תוך כדי תנועה ביחד עם הלקוחות והשוק. יתרה מכך, אם אנו רוצים להישאר תחרותיים אנו נדרשים להתחיל את הפרויקט ולהיות בתנועה גם כאשר אין לנו את כל הפרטים (Adaptive Approach). כדי להתמודד עם פרויקטים מורכבים דרושים צוותים בעלי מיומנויות מגוונות. לארגונים הרוצים להישאר תחרותיים אין היום את הפריווילגיה להגיב לאט למצבים המשתנים ולכן המיקוד הוא ביצירת ערך מהיר ללקוחות ולא בהשלמת משימות.

כדי להתמודד עם המצבים המשתנים, פותחו תפיסות חדשות כגון Agile או Lean-Agile. בסביבה אג'ילית הגישה למבנה הארגוני היא מבנה היררכי "שטוח" המבוסס על צוותים מולטי-דיסציפלינריים ואוטונומיים המכילים את כל הכישורים הדרושים לביצוע העבודה. כמות הממשקים של צוות מולטי-דיסציפלינרי קטנה משמעותית מצוותים פונקציונליים. מקבץ הכישורים השונים מאפשרים לצוות לבנות ולמסור תוצרים המבוססים על הדרישות עסקיות עם מינימום תלות בגורמים אחרים. כך גם כמות המעברים (Handoffs) ואיבוד הידע קטנים בצורה משמעותית ומאפשרים לארגון לקצר Time to Market בצורה משמעותית ובה בעת להגביר את האפקטיביות של הארגון.

כדי לאפשר לצוותים האג'יליים לעבוד בצורה אפקטיבית יש לפרוט את  הדרישות העסקיות לתכולות עבודה קטנות ככל האפשר אשר מייצרות ערך ללקוח. ארגון אג'ילי מבוסס על צוותים מולטי-דיסציפלינריים שמשקיעים זמן קצר בבניית יחידות ערך קטנות (דרישות עסקיות), אשר לאורך חיי הפרויקט מצטברות לתכולת העבודה המלאה (Incremental Delivery). רק כך היתרון של מקבץ הכישורים השונים בצוות יבוא לידי ביטוי. כל תוצר עסקי מוכן יימסר ללקוח לאישור (Acceptance) ולכן הצוותים יוכלו לייצר ערך מהיר ללקוחות ובו בזמן לקבל פידבק מהיר מהלקוחות. כיון שהעבודה תהיה על יחידות קטנות והתכנון יהיה לטווח קצר, היכולת להגיב לשינויים ולמנוע בזבוזים (Waste) תשתפר משמעותית.

בארגון אג'ילי ישנו דגש רב על האוטונומיה של הצוותים המולטי-דיסציפלינריים. על בסיס הדרישות העסקיות הצוות הוא זה שמעריך את גודל העבודה (Sizing) הדרושה כדי להשלים את התוצרים, אחראי על איכות התוצרים שלו, מתכנן ומתחייב לתאריכי מסירה, אחראי לתיאום עם הצוותים האחרים ואחראי למדידה עצמית ותחקור הביצועים של עצמו (Retrospective). תוצרי המדידה ישמשו בין השאר כבסיס לשיפור המתמיד של הצוות (Continuous Improvement).

ארגון המתבסס על צוותים מולטי-דיסציפלינריים חייב לבנות מערך תומך של תהליכי Lean-Agile ליצירת שרשרת ערך אפקטיבית. התהליכים החדשים יחדדו תפקידים קיימים ויגדירו תפקידים חדשים. לדוגמא, ארגון המדגיש שיתוף פעולה רציף עם הלקוחות (Customer Collaboration) צריך להגדיר תפקיד שמקשר בין הלקוח לבין הצוותים ומשמש "קולו של הלקוח" (Voice of the Customer). זהו בעצם ה-Product Owner שמגדיר ומתעדף לצוותים את הדרישות העסקיות ומאשר את התוצרים עם סיומם. בנוסף, בעלי המקצוע השונים בצוותים חייבים מעטפת מקצועית של מומחים מתחומים שונים שיהיו אחראים על כתיבת סטנדרטים מקצועיים לעבודה, הכשרת עובדים, פתרון בעיות מקצועיות, הנחייה ועוד.

הטמעת גישות אג'ייל המבוססות על צוותים מולטי-דיסציפלינריים יכולה להתבצע בכל ארגון, ללא קשר לסוג התוצרים שלו. זה יכול להיות ארגון שירות כגון בנק, חברת ביטוח או חברת תקשורת; ארגון פיתוח מכל תחום מ-Medical Devices, דרך מוצרים צבאיים ועד מוצרי צריכה ביתיים, ארגון מכירות ועוד. ארגונים שאמצו גישות אג'יליות ומתבססים על צוותים מולטי-דיציפלינריים חווים שיפור משמעותי באפקטיביות וביכולת מסירת התוצרים העסקיים שלהם, במקביל למיצוי יכולות אפקטיבי יותר ועליה בשביעות הרצון של ההון האנושי בארגון. חשוב לציין שהשינוי המבני, שבדרך כלל הוא חלק מהטמעת תפיסה אג'ילית הוא תהליך איטי שחייב להיות חלק מתהליכי ניהול השינוי הכולל בארגון.

רוצים לדעת עוד? פנו אלינו.